Order Agent en customer portal voor preferred signing supplier van RAI Amsterdam & AHOY
Partnion, preferred supplier van RAI Amsterdam en Ahoy Rotterdam, stond voor een bottleneck in artwork-aanlevering en projectmanagement. Vpact bouwde een slim klantportaal bovenop hun bestaande systeem.
De situatie en uitdaging
Partnion is een autoriteit in signing en visuele communicatie. Als preferred supplier van de RAI Amsterdam en partner van Ahoy Rotterdam verzorgen zij de complete aankleding van wereldwijde events. Grote namen zoals PLMA, Provada, Horecava, de Huishoudbeurs en Money 20/20 rekenen op hun expertise.
Maar achter de schermen ontstond een flinke bottleneck. De projectmanagers waren een groot deel van hun dag kwijt aan het beheren van een eindeloze stroom e-mails, WeTransfer-links en losse bestanden. Artwork werd ongestructureerd aangeleverd, waarna PM's alles handmatig moesten controleren en uploaden in hun interne systeem. In plaats van projecten regisseren, fungeerden de PM's als mailbox-beheerders.
Onze aanpak
Bij Vpact werken we volgens het ValueFirst principe: we bouwen alleen als we zeker weten dat het de business echt verder helpt. Tijdens onze ValueScan™ met Partnion zagen we direct een aantal peilers waar veel waarde viel te behalen.
Wij kozen er bewust voor om niet het hele systeem te vervangen. Dat zou te veel tijd kosten en onnodige risico's met zich meebrengen voor de lopende operatie. In plaats daarvan hebben we een slimme, extra laag gebouwd op hun bestaande software: een intelligent portaal dat de kracht van hun huidige werkwijze behoudt, maar de handmatige rompslomp wegneemt.
De oplossing: een modern Customer Portal
Het resultaat is een centrale, professionele plek waar klanten van Partnion hun artwork aanleveren en proefdrukken goedkeuren. Geen losse mailtjes meer, maar één helder systeem dat de taal van de klant spreekt.
Zodra een klant artwork uploadt, controleert de software direct of de kwaliteit en afmetingen kloppen. De klant krijgt meteen een seintje als er iets mis is.
Klanten zien precies wat er nog moet gebeuren en waar hun uitingen geplaatst worden, inclusief een weergave van de locaties zoals de RAI-plattegrond.
Het portaal praat rechtstreeks met de bestaande database. Dubbele invoer en handmatig gesleep met bestanden behoren tot het verleden.
Business Impact
Inmiddels bouwen we alweer aan de volgende stap: een AI Order Agent die het bestelproces voor een groot deel automatiseert.
De stroom aan statusvragen en artwork-updates is sterk verminderd, waardoor PM's weer toekomen aan hun kerntaak: kwaliteitsbewaking en klantcontact.
Door de automatische checks aan de voorkant komt er alleen technisch correct artwork in het productieproces terecht.
Het portaal straalt de professionaliteit uit die past bij de high-end merken en events waar Partnion voor werkt.
Partnion kan nu meer opdrachten aannemen en internationaal uitbreiden met hetzelfde team.
Word koploper in jouw industrie dankzij AI.
Vertel ons jouw uitdaging.